Oppbevaring av regnskapsmateriale

Beskrivelse av: Arkivering, Oppbevaring av regnskapsmateriale, Regnskapsmateriale

Formålet med oppbevaring av regnskapsmateriale er å sikre at det i ettertid er mulig å gjenfinne dokumentasjonen, og å utføre kontroll av fullstendighet, nøyaktighet og realitet av bokførte opplysninger og regnskapsmessige disposisjoner og den pliktige regnskapsrapporteringen.

Bestemmelser om oppbevaring finnes i:

• Formålet med lov om arkiv er nedfelt i lovens § 1 og som lyder ”Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida”. Med hjemmel i §12 til loven er det gitt en forskrift om offentlige arkiver av 11. desember 1998 nr 1193. Forskriften  regulerer de fleste sider ved arkivfunksjonen i offentlig forvaltning. Arkivverket har ansvar for forvaltning av loven med tilhørende forskrifter.

Bestemmelsene om oppbevaring i regelverket for økonomistyring i statener tilpasset de krav som forskriften stiller til oppbevaring av regnskapsmateriale.

Med utgangspunkt i formålet med oppbevaringen, kan vi dele oppbevaring av regnskapsmateriale inn i følgende områder:

• hvordan skal regnskapsmaterialet oppbevares
• hvilket regnskapsmaterialet skal oppbevares
• hvor lenge skal regnskapsmaterialet oppbevares

1. Hvordan skal regnskapsmaterialet oppbevares

Følgende bestemmelser om hvordan regnskapsmaterialet skal oppbevares gjelder for både elektronisk regnskapsmateriale og regnskapsmateriale på papir.:

• Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og være forsvarlig sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Regnskapsmaterialet skal kunne fremlegges for kontroll i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll.

• Regnskapsmateriale og regnskapsdata skal oppbevares på et medium som opprettholder lesekvaliteten i hele oppbevaringsperioden og skal kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden.

• Arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er nedlagt eller har avsluttet virksomheten sin (avsluttede arkiv), skal avleveres til arkivverket, jf. § 5-1 i forskrift av 11. desember 1998 nr. 1193 om offentlege arkiv.

For oppbevaring av elektronisk regnskapsmateriale gjelder i tillegg:

• Bokførte opplysninger som er tilgjengelig elektronisk, skal være tilgjengelig slik at de kan brukes av applikasjonen i minst 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt.

• Det skal foreligge en sikkerhetskopi av de opplysningene og det regnskapsmaterialet som oppbevares elektronisk. Sikkerhetskopien skal oppbevares atskilt fra originalen.

I punktene nedenfor er det gitt noen kommentarer til hva bestemmelsene innebærer med enkelte eksempler.

1.1 Ordnet

Ordnet oppbevaring innebærer at det er en oversiktlighet og systematikk for enkel gjenfinning ved etterkontroll.

Den grunnleggende forutsetning om sporbarhet må oppfylles slik at det er mulig å spore opplysningene fra pliktig regnskapsrapportering til dokumentasjon av bokførte opplysninger og omvendt.

For å sikre en oversikt over og systematikk av regnskapsmaterialet kan det være hensiktsmessig at virksomheten lager en matrise over hvilket regnskapsmateriale som skal oppbevares og hvordan det er systematisert. Arkivverket har utarbeidet en arkivnøkkel som alle statlige virksomheter skal følge, se arkivverkets hjemmeside. Arkivnøkkelen kan brukes som et utgangspunkt for å lage en systematisert oversikt, men det er ikke slik at nøkkelen som skal brukes dekker alle typer regnskapsmateriale. Den enkelte virksomhet må derfor for eget regnskapsmateriale lage en supplerende oversikt.

Regnskapsmaterialet kan enten dokumenteres på papir eller i elektronisk form. I punktene 1.1.1 og 1.1.2 er det gitt noen eksempel på hvordan materialet kan systematiseres avhengig i hvilken form det foreligger.

1.1.1 Papirdokumentasjon

Det regnskapsmateriale som oppbevares på papir kan hensiktsmessig deles inn etter type. Hver type oppbevares i egne permer og sorteres slik at det blir enkelt for gjenfinning og kontroll. For eksempel kan dette gjøres slik:

• Fakturaer eller andre bilag sorteres pr. bilagsnummer (dokumentasjonshenvisning er normalt basert på bilagsnummer).
• Kontoutskrift fra bank oppbevares sortert pr. dato.
• Obligatoriske spesifikasjoner oppbevares sortert pr. periode.
• Dokumentasjon av grunnlag for lønn, avtaler, endringer i data med mer sorteres pr. ansatt (følger også av standard arkivnøkkel).
• Reiseregninger oppbevares og sorteres etter dato eller bilagsnummer.
• Overtidsskjema og annen variabel lønn (eksempelvis honorarer) oppbevares og sorteres etter dato eller nummer.
• Pliktig regnskapsrapportering til statsregnskapet oppbevares pr. periode og pr. år.

1.1.2 Elektronisk dokumentasjon

Regnskapsmaterialet som oppbevares elektronisk må også være ordnet for gjenfinning og kontroll. Dersom virksomheten bruker økonomisystemet som primærkilde for oppbevaring, kan en beskrivelse av systematikken inngå i dokumentasjonen til økonomisystemet. Avhengig av type elektronisk medium som brukes må virksomheten vurdere hvordan det best kan merkes. Brukes medier som eksempelvis cd-plater, dvd-plater eller tilsvarende løsninger bør mediene merkes med “Original” og “Sikkerhetskopi” selv om realiteten er at de er identiske. Det bør også fremkomme tydelig:

• hva innholdet er
• hvilken regnskapsperiode materialet gjelder for
• dato for når makulering tidligst kan gjennomføres, det vil si etter utløpet av oppbevaringsperioden.

1.2 Sikring

Med hensyn til informasjonssikkerhet kan hva som er forsvarlig sikret deles inn i tre hovedområder:

• Integritet - informasjonen er fullstendig (og oppdatert), reell og nøyaktig
• Tilgjengelighet - informasjonen er tilgjengelig for autoriserte brukere når den er ment å være det
• Konfidensialitet - informasjonen er kun tilgjenglig for autoriserte personer

Virksomheten må ta henyn til arkivloven med tilhørende forskrifter om hva som er forsvarlig sikring. Bestemmelser om økonomistyring i staten inneholder ingen detaljerte bestemmelser til hvordan materialet skal sikres forsvarlig. Dersom det er mulighet for å gjøre endringer i materialet kan det også påvirke fullstendigheten og nøyaktigheten, noe som igjen kan påvirke rapportering og medføre mangelfullt kontrollgrunnlag.

Sikring mot ødeleggelse, tap og endring innebærer at regnskapsmaterialet bør oppbevares slik at det er utilgjengelig for omverdenen, for eksempel i låste kontorer eller skap når personell ikke er tilstede. Et kontorlokale som er alminnelig sikret på dagtid med adgangskontroller og låst på kveldstid eller på andre tidspunkt når personalet ikke er tilstede, vil slikt sett være å anse som betryggende sikring etter bestemmelsene. Materialet bør ikke oppbevares i rom hvor det er alminnelig tilgang for andre enn ansatte som for eksempel kundelokaler, vareleveransemottak med mer. Det naturlige er at virksomheten sikrer sitt regnskapsmateriale på samme måte som andre dokumenter oppbevares, og som det stilles krav til gjennom forskriften for offentlige arkiv. Det er heller ikke gitt bestemmelser om oppbevaring i brannsikkert skap eller lignende. Behovet for oppbevaring i brannsikkert skap må ses i sammenheng med sikring av materialet mot ødeleggelse og tap.

For regnskapsmateriale som oppbevares elektronisk, må det også sikres mot urettmessig endring eller sletting ved bruk av funksjonalitet i økonomisystemet eller andre systemverktøy, for eksempel hjelpeprogrammer som benyttes av IT-personell. Dette kan gjøres ved å overføre de aktuelle dataene til medier som ikke er redigerbare, for eksempel cd-plater, dvd-plater eller worm-disk. Dersom lagring skjer på ordinær server, bør tilgang via økonomisystemet være begrenset til lesetilgang. Bruk av hjelpeverktøy bør være begrenset til et fåtall ansatte, samtidig som bruken av slike verktøy logges og følges opp. I tillegg må det iverksettes overordnede tiltak innen informasjonssikkerhet slik som overordnede retningslinjer, tilgangsadministrasjon, retningslinjer for passord eller tilsvarende, overvåkning av aktivitet med mer.

1.2.1 Sikkerhetskopi av elektroniske opplysninger

Bestemmelsene om sikkerhetskopi gjelder kun for materiale som er oppbevart elektronisk. Formålet med sikkerhetskopiering er at virksomheten og kontrollmyndigheten (for eksempel Riksrevisjonen) har minst to muligheter for å lese den lagrede informasjonen på mediet. Den primære begrunnelse for sikkerhetskopiering er å hindre at materialet går tapt dersom mediet utsettes for fysiske skader.

Er materialet ødelagt på grunn av defekt medium vil det vanskeliggjøre kontrollen i ettertid. Dersom det er mulighet for å gjøre endringer i materialet kan det også påvirke fullstendigheten og nøyaktigheten, noe som igjen kan påvirke rapportering og medføre mangelfullt kontrollgrunnlag. Fysisk skade kan skje på mediet i forbindelse med brann, vannskade, lyseksponering, brekkasje med mer. Risiko for fysisk skade krever at mediene holdes fysisk atskilt. Følgende eksempler kan gis på hva virksomheten bør vurdere ved fysisk atskillelse:

• å oppbevare originalen av dokumentasjonen eller spesifikasjoner på en harddisk (server) og kopien på samme harddisk (server) (men på et annet område), kan ikke kategoriseres som atskilt oppbevaring
• å oppbevare originalen på en harddisk (server) og kopien på en CD-plate som oppbevares i samme rom, kan heller ikke anses som atskilt oppbevaring
• oppbevaring i samme bygg må vurderes i hvert konkrete tilfelle, spesielt med hensyn til risiko for brann- og vannskader for bygget under ett. Det vanlige vil være oppbevaring i to fysisk atskilte bygg. Skal imidlertid sikkerhetskopien oppbevares i samme bygg som originalen, bør ett av mediene oppbevares i et brannsikkert og fuktsikkert skap (brannskap/dataskap) som er laget for dette formålet. To virksomheter kan også oppbevare medier for hverandre etter nærmere avtale. Men ekstern oppbevaring av materiale må oppveies mot konfidensialitet i dokumentasjonen.

Hvis virksomheten etter avtale setter bort oppbevaringen av materialet, må virksomheten påse at det foretas tilstrekkelig sikring av mediene og at det gjøres betryggende sikkerhetskopiering.

1.3 Lesekvalitet

Elektroniske medier og papir er sidestilt som oppbevaringsmedium for alle typer regnskapsmateriale. Selv om det ligger en frihet i valg av medier betyr det ikke at hovedformålet, å opprettholde lesekvaliteten for regnskapsmaterialet i oppbevaringsperioden, er endret fra tidligere regelverk. Lesekvalitet av data gjelder selv om oppbevaringen skjer i elektronisk form eller på papir.

Hva som ligger i lesekvalitet kan illustreres ved følgende eksempel:
For bokførte opplysninger som skal fremgå av en kontospesifikasjon og som presenteres på en dataskjerm, må det være mulig å gjenfinne opplysningene stilt opp på en enkel måte, for eksempel sortert i tabeller med tilhørende overskrifter.

1.4 Utskrift på papir

Regnskapsmateriale eller data oppbevart på elektroniske medier (for eksempel harddisker, cd-plater, dvd-plater eller worm-disk) skal kunne skrives ut på papir. Et eksempel er at dersom obligatoriske spesifikasjoner (for eksempel kontospesifikasjon) som oppbevares av virksomheten i en elektronisk versjon i økonomisystemet, skal kunne skrives ut på papir med de opplysninger som skal fremgå av den enkelte spesifikasjon.

Noen virksomheter har også tatt i bruk løsninger der papirfakturaer og eventuell tilleggsdokumentasjon, skannes til et elektronisk dokument som oppbevares. I disse virksomhetene benyttes også en løsning der opplysningene tolkes og overføres til økonomisystemet. Både det elektroniske dokumentet og de tolkede opplysningene brukes av virksomheten for å dokumentere bokføringen i økonomisystemet og for kontroll der det påføres elektronisk attestasjon og budsjettdisponeringsmyndighet til transaksjonen. En papirfaktura som er skannet til et elektronisk dokument og som er dokumentasjon for de bokførte opplysninger, må den elektroniske versjonen av den skannede fakturaen kunne skrives ut på papir. Dette gjelder selv om virksomheten oppbevarer den originale fakturaen på papir. Virksomheten kan selv velge å beholde papirfakturaen i en kortere eller lengre periode eller makulere den etter overføring til det elektroniske mediet. En forutsetning for å makulere fakturaen er selvfølgelig at det er gjort kontroller av at fakturaen er korrekt skannet og overført til systemet. Dersom det brukes et system som skal tolke informasjonen for registrering i økonomisystemet, må det også gjøres kontroller av at informasjonen overføres korrekt, for eksempel beløp, kundeidentifikasjon (KID) med mer. Disse opplysningene vil da fremgå av spesifikasjonene. 

1.5 Om elektronisk lagrede opplysninger og bruk av applikasjon i 3 år og 6 måneder

Bestemmelsen gjelder for de bokførte opplysningene som skal fremgå av de obligatoriske spesifikasjonene og ikke for annet regnskapsmateriale som for eksempel dokumentasjon av de bokførte opplysningene.

Et eksempel er at dersom virksomheten skifter et økonomisystem må dataene som er oppbevart i det tidligere systemet

• enten overføres til det nye systemet
• eller det gamle systemet må være tilgjengelig i 3 år og 6 måneder for å kunne presentere og lese de bokførte opplysningene.

Et annet eksempel er dersom virksomheten benytter et system der fakturaene skannes til et elektronisk dokument:

• enten kan de skannede fakturaene skrives ut på papir
• eller de elektroniske fakturaene kan konverteres til et nytt system. Ved konvertering må en sikre at det er kontroller for at alle fakturaene og tilhørende data blir overført

Siden dette er fakturaer, altså dokumentasjon av bokførte opplysninger, er det derfor ikke underlagt kravet til tilgjengelighet i elektronisk form slik at de kan brukes av applikasjonen i 3 år og 6 måneder slik tilfellet er med de obligatoriske spesifikasjonene.

2. Hvilket regnskapsmateriale og tidsaspektet for oppbevaring

Hva som er oppbevaringspliktig regnskapsmateriale følger av mulighet for kontroll av fullstendighet, realitet og nøyaktig. For mange virksomheter vil det være slik at de oppbevarer regnskapsmaterialet delvis på papir og delvis i elektronisk form. For enkelte områder oppbevarer virksomhetene samme dokumentasjon på papir og i elektronisk form, avhengig av type regnskapsmateriale. Noen eksempler på dette:

• inngåtte avtaler oppbevares på papir, men der enkelte virksomheter også skanner avtalen og oppbevarer den i et elektronisk arkivsystem
• kontoutskrifter fra bank mottas både på papir og i elektronisk form, men der papirversjonen oppbevares

Virksomheten må selv vurdere om hvilket behov det er for å oppbevare regnskapsmateriale etter de alternativer som det er mulighet for:

• både på papir og i elektronisk form
• bare i på papir
• bare i elektronisk form

En slik vurdering må baseres på at bestemmelsene oppfylles.

Tabellen nedenfor viser en oversikt over regnskapsmateriale som er oppbevaringspliktig, hvor lenge det skal oppbevares og henvisning til bestemmelser om økonomistyring i staten. Det er også gitt noen kommentarer til de ulike punktene. Tabellen begrenser seg til det som er omtalt i regelverket og er slik sett ikke uttømmende for alle virksomheter.

Tid	Regnskapsmateriale	Beskrivelse	Regelverk
For alltid	Årsregnskapet	Virksomhetens avlagte årsregnskap skal bevares for alltid. Når det er gått om lag 25 – 30 år skal det avleveres til Riksarkivet eller statsarkivene. Avlagt årsregnskap er en oppstilling av det som er rapport til statsregnskapet i Senter for statlig økonomistyring. Virksomheten kan velge ulike former å presentere årsregnskapet men det skal inneholde de poster som rapportert til statsregnskapet. Virksomheten kan for eksempel: - utarbeide en hovedbok basert på kontantprinsippet som viser kapittel, post, underpost og balansekontoene - utarbeide en rapport som viser oppstilling av det som er rapportert til statsregnskapet med kapittel, post, underpost og balansekontoene	3.2.3   4.4.7.1 (a)   § 5-2 i forskrift av 11.12.1998 nr.1193 om offentlige arkiv
For alltid	Årsrapport ved årets slutt	Virksomheten skal avlegge årsrapport til departementet ved årets slutt. Denne skal bevares for alltid, men når det er gått om lag 25 – 30 år skal den avleveres til Riksarkivet eller statsarkivene.	1.5.1 4.4.7.1 (b) § 5-2 i forskrift av 11.12.1998 nr.1193 om offentlige arkiv
For alltid	Saldoliste hovedbok ved årets slutt	En saldoliste innehold er tilsvarende kontospesifikasjonen, men inneholder kun saldo (summen av alle transaksjoner) som er bokført på kontoene virksomheten skal rapportere til statsregnskapet. Denne skal bevares for alltid, men når det er gått om lag 25 – 30 år skal det avleveres til Riksarkivet eller statsarkivene.	4.4.7.1 (c) § 5-2 i forskrift av 11.12.1998 nr.1193 om offentlige arkiv
10 år	Pliktig regnskaps- rapportering	Virksomhetens årsregnskap er pliktig regnskapsrapportering, se Årsregnskapet. Annen pliktig regnskapsrapportering vil være terminoppgaver for merverdiavgift, lønn- og trekkoppgaver og arbeidsgiveravgift er de vanligste formene for pliktig regnskapsrapportering.	3.3.2 4.4.7.1 (a) 5.2.4.4 5.4 Finans- departementets rundskriv R-101 og R-103.
10 år	Dokumentasjon av balansen (avstemming) - ved årets slutt	Dokumentasjonen som bekrefter avstemmingen av poster til balansen ved årets slutt og bekreftelser som bekrefter postene, se dokumentasjon av balansen.	4.4.7.2 (e) 4.4.5
10 år	Avtaler	Avtaler som gjelder virksomheten med unntak av avtaler med mindre betydning. Virksomheten må også være oppmerksom på at dersom avtalene er grunnlaget for å dokumentere utøvd budsjettdisponeringsmyndighet så skal de oppbevares i 10 år, se dokumentasjon av utøvd budsjettdisponeringsmyndighet. Hvilke avtaler som er av mindre betydning for den enkelte virksomhet kan variere, og det må alltid gjøres en konkret vurdering. Det er her gitt noen eksempler av avtaler som normalt skal oppbevares: - strømleveranser - arbeidsdelingsmodell for utførelse av økonomioppgaver (tjenesteytere) - anskaffelser av varer eller tjenester over 200.000,- kroner - leieavtaler, for eksempel kontorlokale eller driftsbygning - ansettelsesavtaler - bonusavtaler - pensjonsavtaler (for de virksomheter som har særskilte avtaler) Eksempler på avtaler av mindre betydning, og som normalt ikke må oppbevares utover avtaleperioden (dersom ikke den ikke brukes som dokumentasjon av utøvd budsjettdisponeringsmyndighet): - leieavtaler for drikkevannsdunker, kopimaskiner, gulvmatter, kaffemaskiner og lignende - innkjøpsavtale for overtidsmat, mindre kontorrekvisita - leasingavtaler	4.4.7.2 (f) 4.5.2
10 år	Korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning	Korrespondanse omfatter brev, kopier, telefaks og elektronisk post. Korrespondansen i tilknytning til inngåelse av en avtale eller bestilling kan inneholde vesentlig tilleggsinformasjon som fremgår av selve dokumentasjonen for den bokførte opplysning. I slike tilfeller kan korrespondansen bli oppbevaringspliktig. Tilleggsinformasjon er informasjon som ikke fremgår av annet oppbevaringspliktig regnskapsmateriale. Virksomheten må vurdere hva som anses vesentlig i det enkelte tilfelle, eksempler kan være endring av priser, leveringsbetingelser, endring av varetype eller tjenesteutførelse. Tilleggsinformasjonen kan i mange tilfeller være nødvendig å ha som grunnlag også ved attestasjon og bekreftelse ved utøvd budsjettdisponeringsmyndighet.	4.4.7.2 (g)
10 år	System-dokumentasjon for økonomisystemet	Opprinnelig systemdokumentasjon og endringer skal oppbevares, herunder historiske versjoner. Dette kan gjøres ved at virksomheten dokumenterer endringer som oppbevares sammen med den opprinnelige dokumentasjonen eller ved å utarbeide ny, fullstendig dokumentasjon. I mange tilfeller vil virksomheten velge førstnevnte løsning fram til endringsomfanget blir så stort at det er mer hensiktsmessig å oppdatere fullstendig dokumentasjon. Eksempelvis kan dette skisseres slik: virksomheten anskaffer et nytt system i år 0 endringer utføres i år 2, 3 og 4, som dokumenteres i år 5 utarbeides en ny, oppdatert systemdokumentasjon I dette tilfellet må både den første versjonen, dokumentasjonen for endringene og den nye versjonen oppbevares til utløpet av år 15. Den opprinnelige versjonen kan da makuleres. Deretter vil kun den nye oppdaterte versjonen gjelde.	4.4.7.2 (i) 4.3.5
10 år	Logg av endringer i økonomisystemet	Denne loggen vil være et hjelpemiddel for å kunne kontrollere at alle systemendringene er reflektert i dokumentasjonene omtalt i forrige punkt.	4.4.7.2 (h) 4.3.6
10 år	Kundespesifikasjon	Se beskrivelse under kundespesifikasjon.	4.4.7.2 (c) 4.4.3 4.3.4 4.3.1 5.4
10 år	Leverandør-spesifikasjon	Se beskrivelse under leverandørspesifikasjon.	4.3.1 4.3.4 4.4.3 4.4.7.2 (c) 5.3
10 år	Kontospesifikasjon	Se beskrivelse under kontospesifikasjon.	4.3.1 4.3.4 4.4.3 4.4.7.2 (c)
10 år	Bokførings-spesifikasjon	Se beskrivelse under bokføringsspesifikasjon.	4.3.1 4.3.4 4.4.3 4.4.7.2 (c)
10 år	Spesifikasjon av merverdiavgift	For statlige virksomheter stilles det også krav til at spesifikasjonen skal kunne tas ut for alle poster som omfattes av nettoføring for merverdiavgift.	4.3.1 4.3.4 4.4.3 4.4.7.2 (c) 5.3
10 år	Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser	Denne spesifikasjonen kan utarbeides via lønnssystemet eller regnskapssystemet. Hvis regnskapssystemet skal benyttes for å ta ut spesifikasjonen må alle dataene som skal kobles til denne følge med.	4.4.7.4 (c) 4.4.3 4.3.4 4.3.1
10 år	Dokumentasjon av hvem som har benyttet utøvd sin budsjettdisponerings- myndighet	Dokumentasjonen kan fremgå av ansettelsesbrev, protokoll for lønnsforhandlinger, bestilling, ordrebekreftelse, faktura, ordre, bilag tilskuddsbrev, en avtale, med mer. Uavhengig av hvilket dokument virksomheten dokumenterer (signerer) utøvd budsjettdisponeringsmyndighet på, må det være mulig å spore den tilbake til transaksjonen som er gjennomført og utbetalt. Dette følger av krav til sporbarhet. For papirbaserte systemer vil det fremgå av papiret, for eksempel vil påføring av budsjettdisponeringsmyndighet på en ordrebekreftelse innebære at denne og fakturaen må oppbevares i 10 år. For elektroniske systemer kan signaturen enten være knyttet til selve filen som inneholder transaksjonsdataene eller i en egen fil koblet til transaksjonsdataene. Det må være mulig å spore tilbake hvem som har benyttet sin budsjettdisponeringsmyndighet.	2.5.2.1 4.3.6 4.4.7.2 (d) 4.3.6 5.2.3.1 5.2.3.2 5.3.3 6.3.3 7.3.3
10 år	Dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger	Dokumentasjon av bokførte opplysninger gjør det mulig å kontrollere realiteten og nøyaktigheten i regnskapsrapporteringen. Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, kan det for å kontrollere fullstendigheten av rapporteringen også være nødvendig å oppbevare dokumentasjon som det er referanse til, for eksempel dersom fakturaen ikke inneholder tilstrekkelige opplysninger om utøvd budsjettdisponeringsmyndighet, vil oppbevaring av tilhørende avtale, bestilling, ordrebekreftelse eller pakkseddel være nødvendig for å kunne kontrollere dette i ettertid. Eksempler på hva som inngår i dokumentasjonen er gitt under dokumentasjon av bokførte opplysninger, men det kan i korte trekk nevnes følgende og som utarbeides enten eksternt eller internt: Eksterne parter: - inngående faktura - kontoutskrift fra banken (grunnlag for å bekrefte avregningsretur og konteringsdata) Internt: - utgående faktura - kravgrunnlag for utgående faktura - avregningsretur fra bank (utbetalinger) - konteringsdata fra bank (innbetalinger)	4.4.7.2 (d) 4.4.5
10 år	Faktura (inngående)	Se beskrivelse under dokumentasjon av bokførte opplysninger.
10 år	Faktura (utgående)	Se beskrivelse under dokumentasjon av bokførte opplysninger.
10 år	Instrukser	Virksomheten må oppbevare alle instrukser som utarbeides for egen virksomhet. Departementet skal også utarbeide en instruks til virksomheten, men denne skal oppbevares av departementet. Det kan være ulike instrukser som utarbeides og noen eksempler kan være: hovedinstruks økonomiinstruks instruks for verdipapirer	4.4.7.2 (b)
3,5 år	Fullmakter	Gjelder fullmakter som er gitt personer eller etter stilling. Det kan være fullmakt til å attestere eller utøve budsjettdisponeringsmyndighet eller til å autorisere betalinger i bank. Dersom virksomheten har inntekter og det for eksempel er gitt fullmakt for å avbryte en foreldelsesfrist, skal denne oppbevares.	4.4.7.3 (a) 2.5 3.4.3.3 5.4.3
3,5 år	Utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som foreligger på papir på leveringstidspunktet	Gjelder i all hovedsak virksomheter som yter tjenester eller som selger varer mot vederlag. Forsendelse av varer vil ofte ha en pakkseddel vedlagt, men det er kun i de tilfeller forsendelsen følger av et papirdokument at oppbevaringsbestemmelsene trer i kraft. Dersom en virksomhet sender dokumenter over telenettet med tilhørende pakkseddel i elektronisk form, så er det ikke nødvendig å oppbevare pakkseddelen. Virksomheter som krever inn gebyr der gebyret er en del av myndighetsøvelsen, skal ikke utarbeide pakkseddel eller annen dokumentasjon. Eksempler på dette er gebyr for førerkort, passgebyr, dokumentavgift med mer.	4.4.7.3

Om oppbevaring av obligatoriske spesifikasjoner

Obligatoriske spesifikasjoner utarbeides med grunnlag i registrerte og bokførte data i økonomisystemet. Etter Bestemmelsene skal økonomisystemet ha funksjonalitet for å utarbeide alle de obligatoriske spesifikasjonene etter hver periode. De obligatoriske spesifikasjonene skal, som øvrig oppbevaringspliktig materiale, kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden. Dette innebærer at virksomheten kan velge om de ønsker å i) skrive ut en papirrapport, ii) lage en datafil på CD-rom eller annet medium som spesifikasjonene skrives til eller iii) oppbevare spesifikasjonen i økonomisystemet. Det mest vanlige har vært å utarbeide de obligatoriske spesifikasjonene hver måned på i) papir eller ii) datafil når alle poster er avstemt. Dersom virksomheten velger å oppbevare de obligatoriske spesifikasjonene i økonomisystemet, skal det foreligge en sikkerhetskopi av dataene og perioden må "låses" for bokføring. Felles for alle tre løsninger er at virksomheten skal etableres rutiner som ivaretar formålet med oppbevaring, se omtale innledningvis og punkt 1 over.

Relaterte temaområder:
Anskaffelser, Betalingsformidling, Bokføring, Inntekter, Lønn

Se også:
Dokumentasjon av balansen
Dokumentasjon av bokførte opplysninger
Fullstendighet
Nøyaktighet
Realitet

Lov om arkiv
Forskrift om offentlege arkiv av 1998-12-11 nr 1193

Referanse til:
Bestemmelser om statlig økonomistyring i staten punkt 4.4.7.

Sist endret: 25.06.2010